有效的收件箱管理：您是否使用了正确的电子邮件工具？

如果您积极使用收件箱，您每天可能会收到数十封电子邮件。如果您将帐户用于与工作相关的目的，那么这个数字可能接近一百。您如何处理所有这些信件，而不是将所有工作时间都浪费在电子邮件上，尤其是当您在 COVID-19 期间在家工作时？快速的答案是：您需要收件箱管理工具来有效地处理电子邮件并有效地利用您的宝贵时间，而不仅仅是在多个收件箱之间折腾。

在本文中，您将了解什么是收件箱管理以及您现在可以试用的七种不同工具，并将其纳入您个人的在线交流最佳实践。

什么是收件箱管理？

它是您在收件箱中所做的任何事情，包括阅读和回复电子邮件、编写和发送电子邮件、创建文件夹、创建过滤器并使用它们来搜索信息——基本上，使用您的桌面或网络邮件客户端提供的任何功能来管理和保存你的收件箱整洁。

您的收件箱是接收电子邮件的空间，其中可能包含有价值的信息、收据，有时还包含大量垃圾，您每天都会查看很多次。如果你有一段时间没有整理它，它的垃圾邮件可能比任何有价值的信息都多。与任何空间一样，它需要适当的管理系统设置，因此您无需在一天中经常检查收件箱，并且需要清理的垃圾更少。

有多大问题？根据不同的统计数据（例如Radicati的这一数据），员工平均每天会收到 80 到 100 封电子邮件，其中大约 10% 是垃圾邮件。如果您只有一个个人帐户，而垃圾邮件的数量可能相同，您可能会收到很多带有折扣和优惠的新闻通讯和商业电子邮件。如此之多，在所有这些信件中，很难将电子邮件与您的银行、收据和软件更新区分开来。

您需要任何培训来处理电子邮件吗？不，您只需要一组正确的工具来优化您的电子邮件组织。

您如何从电子邮件管理工具中受益并达到收件箱零？

有些人在杂乱无章的状态下工作得最好，也许当你把工作的所有细节都以物理形式摆在你面前时，这是可能的。如果是我们谈论的电子邮件，成千上万的单词可能会模糊成一堆混乱的通信。

收件箱工具可以立即改变冗长的混乱并优化您处理电子邮件的时间。他们还可以：

• 减少您需要检查收件箱的次数。如果您有一个有组织的电子邮件文件夹系统和将电子邮件发送到这些文件夹的规则，您可以优先处理与电子邮件相关的任务，并仅在您有时间分配给它时检查您的收件箱。
• 减少您处理电子邮件的时间。 一些工具可以自动发送电子邮件，提供使用分析，甚至通过延后可以等待的传入消息来帮助确定邮件的优先级，最终节省您的时间。
• 更好地组织您的收件箱。即使在个人使用中，您也会收到不同类型的信件。电子邮件应用程序允许您标记这些类型并将它们放入文件夹中，这样它们就不会在收件箱中闲逛。
• 整理收件箱中无意义的促销材料。您甚至不记得订阅的所有新闻通讯和其他商业电子邮件也可以在这些工具的帮助下处理。

这就是通常的电子邮件工具的便利性。至于您从使用特定应用程序中获得什么好处，让我们分别回顾其中的一些。

#1。收件箱管理 – Mailbird

Mailbird是一个电子邮件客户端，支持多个电子邮件帐户，并具有多个内置和集成功能，可优化您的电子邮件管理体验、保持生产力、节省时间（例如，预设回复），并以无压力的速度达到收件箱零。

强调

• 统一收件箱。您可以将多个帐户连接到一个收件箱以查看那里的所有电子邮件，或使用文件夹、过滤器、搜索等功能，以及跨所有帐户的其他功能。
• 本机收件箱功能：
  • 日历。您可以创建活动、安排会议，并将其用作任何其他日历——只有这个在您的电子邮件应用程序中并且可以在侧边栏中打开，因此您可以在方便安排日程的同时回复电子邮件。它还与其他 Mailbird 用户邀请您参加的活动同步。
  • 搜索。Mailbird 具有简单的搜索和高级功能，使用运算符来查找您需要的内容。例如，如果您记得其中的任何单词，您可以按主题行搜索。最重要的是，您可以启用附件并单独执行搜索。
  • 文件夹。一项重要的组织功能，可让您区分收到的不同类型的电子邮件。
  • 过滤器/规则。另一个可以节省时间并使某些电子邮件流程自动化的基本要素。例如，它允许您选择来自特定电子邮件地址的所有电子邮件并将它们存储在相关文件夹中，以及创建规则以自动将来自该地址的所有邮件发送到该文件夹​​。
  • 稍后发送。您可以安排在更合适的时间发送电子邮件。
  • 电子邮件跟踪。此功能允许您查看您的电子邮件是否已打开以及由谁打开。
  • 在线回复。您可以通过内联回复来避免错过电子邮件中的重要问题。

• 多重集成。Mailbird 拥有广泛的集成列表，包括 FollowUp.cc、Unroll.me 和 Moo.do，可帮助您充分利用电子邮件体验并连接到各种通信和生产力工具。

价钱

个人套餐的起价为每月 3 美元。还有一个试用期，因此您可以免费试用该应用程序。

#2。任务管理——Moo.do

Moo.do是一款出色的应用程序，可让您的 Gmail 管理更上一层楼。它结合了任务管理器、日历和交互式拖放功能，可以更好地组织您的一天。

强调

• 看板。此任务管理功能可让您以更易于理解的方式安排您的一天。您可以根据需要自定义和格式化视图。
• 大纲。您可以概述您的一天或一周，并标记与大纲中特定项目相关的电子邮件，例如耗时的任务越来越多。
• 离线工作。如果 Internet 连接失败，您仍然可以在离线模式下使用 Moo.do。
• 数据加密。Moo.do 使用客户端加密来确保您的数据受到保护。
• 仅适用于 Gmail。不利的一面是，这个实用的小工具仅适用于 Gmail 帐户。

价钱

• 基本：免费
• 高级版：每月 4 美元起

#3。定时提醒 — Followup.cc

如果您发送大量对时间敏感的电子邮件， Followup.cc是一个方便的工具 – 例如，那些要求您（顾名思义）跟进附加信息或提醒他人记住的电子邮件重要的信息或简单地回复。

强调

• 设置提醒。您可以安排一封后续电子邮件，提醒收件人原来的电子邮件。
• 自动跟进。您可以为应用程序选择一个模板，以便在没有您输入的情况下自动跟进电子邮件。
• 稍后发送。您可以安排在您认为合适的时间发送任何电子邮件。
• 打开跟踪。您可以标记电子邮件以查看它们是否被打开以及由谁打开。

价钱

• 初学者：每年 18 美元/月
• 专业：每年 29 美元/月
• Salesforce 版本：40 美元/月，按年计费

请注意，如果您选择按月付款，价格会略高一些。

#4。收件箱清理——Sanebox

Sanebox主要是一个收件箱清理器，它使用 AI 技术筛选您的所有电子邮件并按其重要性级别对其进行排序，从而有效地达到零未读或无人值守电子邮件的目标。

强调

• 智能过滤。查找所有不重要或促销电子邮件并将它们发送到 SaneLater 文件夹，以便您以后处理它们。
• 一键退订。它提供了一个文件夹，您可以在其中拖放要取消订阅的电子邮件。Sanebox 将为您做到这一点。
• 打盹。您可以发送一封电子邮件进入睡眠状态，然后在您准备好处理它时让它显示在收件箱的顶部。
• 响应跟踪。您可以在电子邮件中标记您希望对方回复它的时间，如果收件人没有这样做，该应用程序会通知您 – 当您设置会议时，这是一个方便的功能。

价钱

• 小吃：每天 0.16 美元，按年计费
• 午餐：每天 0.27 美元，按年计费
• 晚餐：每天 0.82 美元，按年计费

请注意，如果您选择按月付款，则价格几乎是其两倍。

#5。电子邮件使用分析 — EmailAnalytics

EmailAnalytics是一个非常简单的名称。该应用程序有助于跟踪团队成员的电子邮件工作效率并向您发送每日报告，这是工作中被低估的收件箱管理最佳实践之一。

强调

• 实时分析。这些报告始终包含有关电子邮件活动的最新分析数据。指标包括：
  • 发送/接收
  • 电子邮件流量
  • 平均响应时间
  • 平均字数
• 团队管理。如果团队中有很多不同角色的人，则可以将他们分成几组。
• 仅适用于 G 套件。一个潜在的缺点是该工具仅适用于 Gmail 帐户。

价钱

一位用户的价格为每月 5 美元。如果团队中超过五个人，则可以享受折扣。

#6。收件箱中的管道管理 – Streak

Streak是一个 Chrome 扩展程序，可帮助您管理来自 Gmail 的管道。它允许根据您的需要自定义管道。例如，简历 > 面试 > 已聘用。

强调

• 管道自动驾驶仪。该应用程序会自动从您与管道相关的通信中捕获数据。
• 电子邮件跟踪。您可以查看是否有人打开了您的消息，甚至可以收到有关打开的通知。
• 分线器。您可以创建主题线程以更好地管理收件箱。
• 稍后发送。您可以安排在更合适的时间发送电子邮件。例如，如果另一个人在不同的时区。
• 仅限 Gmail。不幸的是，它仅适用于 Gmail 帐户。

价钱

• 免费：如果您只是想尝试一下，它是免费的，但功能有限。
• 独奏：每月 15 美元，按年计费
• 专业版：每月 49 美元，按年计费
• 企业：每月 129 美元，按年计费

请注意，如果您想按月付款，则费率会高出 20%。

有效的收件箱管理：结论

如果收件箱管理让您望而生畏，请尝试连接一些工具，让您花在电子邮件上的时间更有效率；此外，您可以实施一些电子邮件管理技巧。有些电子邮件可以自动发送，有些可以稍后再发送，您当然需要一个文件夹组织系统来归档不同类型的信件。

您可以先下载 Mailbird 并尝试所有方便的功能来管理传入和传出的电子邮件。然后将其连接到各种集成以提高生产力。如果您使用了比所列工具更好的工具，请随时联系或写信给我们。