远程工作生产力：实现长期成果的指南

远程工作可以带来更健康的生活方式。难怪; 现在，他们不必与一群压力山大的人通勤！

许多应用程序支持敏捷项目管理、帮助设置任务、遵守最后期限并跟踪工作时间。

• 恐惧
  • 团队将无法正确管理他们的工作日（例如错误的优先级或在任务上花费太多时间）。
  • 在线控制时间和任务很困难。
  • 人们将无法集中注意力，在家工作的生产力将受到影响（例如氛围或分心）。
• 现实
  • 重要的是要聘用能够在没有“棍子”的情况下工作的上进心强的人。 
  • 有用于跟踪任务的工具（例如，Trello 和 Asana）和时间跟踪软件（例如，Everhour、Timedoctor、Toggl），它们保持对经理和员工的控制。
  • 研究表明，当人们切换到远程设置时，生产力会提高。
  • 创造一个舒适、无干扰的工作场所仍然很重要。它可能是一个单独的房间（或至少是桌子）或共同工作空间。

健康与习惯

Covid-19 大流行引发了许多关于穿着睡衣增加体重和上班迟到的笑话，但我们不要将这种愚蠢的突发事件视为常态。

日常生活的剧烈变化可能会导致人们养成不良习惯，例如吃垃圾食品或因为压力或无聊而经常吃零食，在奇怪的时间睡觉，早上没有准备好——谁会来看我呢？这些习惯大部分是由于活动减少：通勤减少，办公室走动减少，健身中心靠近办公室，因此锻炼次数减少。同时，你每天吃得更多，而且可能每天喝同样数量的咖啡。这是感觉昏昏欲睡和能量水平下降的秘诀。

虽然可以通过简单的习惯改变和养成早上的习惯来解决不活动的问题，但在家工作的另一个方面可能会导致健康问题。远程专家容易过度工作。要么你没有严格的时间表，要么你不能对有夜间时间表的同事说不。有的人一整天都是分块工作，虽然休息很好，但到了晚上工作就不好了。

从好的方面来说，更少的通勤意味着你可以摆脱高峰时间的压力，如果你不在办公室里走动，这可能意味着更少去厨房吃零食，更少让你的同事分心。相反，您可以制定一个例行程序，其中包含的工作时间不超过合同要求的时间，并留出时间进行休闲和体育活动。此外，还有用于时间跟踪和管理个人待办事项列表的应用程序。

• 恐惧：
  • 饮食不规律、缺乏运动、睡眠习惯不好
  • 过度劳累 
• 现实： 
  • 这些事情是个人的，不依赖于工作设置 
  • 由于采用了新系统，最初几周可能会很困难，但一般来说，人们在远程工作（睡眠、食物、运动等）时倾向于保持更健康的生活和更好的生活/工作平衡——他们有更多的自由适应自己的节奏，不要在交通上花费数小时）

所有这些恐惧都不是不公平的。如果您无法控制自己的工作和个人生活，它们可能是真的。但是，您担心远程会导致的相同问题也可能发生在普通的朝九晚五设置中。只是在网上，这些问题更加严重——更容易发现和处理。

如何建立远程团队并保持员工高效

一旦您接受了可能存在的问题并确定了您自己和团队可能存在的弱点，您就可以制定策略来克服它们。以下是建立远程团队的一些简单说明和建议，以及实现最大远程工作效率的技巧。

沟通是关键。它是如何成立的？

Remote.co 和 FlexJobs 的高级职业专家 Brie Reynolds在她关于2017 年美国员工远程办公状况的声明中说，通常是当员工从远程程序被召回办公室时，它才被揭露经理们已经几个月没有联系他们了，在某些情况下——几年。是否有公司的员工在没有任何反馈或鼓励的情况下完成工作？这甚至是如何工作的？

没有关于这些公司在无线电静默期间取得多大成功的数据，但不难想象它们并没有太大的发展或改进。沟通是维持任何关系的关键。

步骤 0：易于联系和第一个打招呼

有些人可能很难接近你，或者他们可能认为开放政策只是你有礼貌。你应该迈出第一步。

养成联系员工的习惯：

• 询问他们在个人和专业方面的表现如何，因为您关心他们不仅仅是作为一个工作单位。
• 给出诚实的反馈，因为如果他们做对了——他们需要知道，如果他们做错了——他们需要知道。
• 鼓励他们一直在做的好工作，因为在网上，没有像在办公室那样的拍背或自发的赞美，并且说你知道他们做得有多好比你想象的更重要。

保持联系、提供诚实、建设性的批评以及认可出色的工作都有助于建立信任，并且在不经意间让员工更容易拿起电话或在聊天中给你写信，如果他们需要澄清某项任务或某事确实发生了错误的。

第 1 步：定义沟通期望

什么紧急到需要打电话？在发送的聊天消息和回复之间需要多长时间？电子邮件呢？

创建一套简洁的团队内部沟通指南，其中定义：

• 响应时间
• 什么需要一个电话、一条聊天信息或一封电子邮件
• 消息或电子邮件的格式

至于最后一点，教你的员工如何将沟通情境化。例如，如果员工描述了一个问题，鼓励她或他包括似乎适合该问题的解决方案——这促进了自组织，也意味着您的团队可以在您离线时处理问题。

第 2 步：设置定期签到和会议

它可以是每日议程签到或每周会议，讨论下一周的进度和计划。这个：

• 确保您的团队步入正轨。
• 确定您落后的地方。
• 确保您的员工不会承担超出他们能力范围的工作。
• 显示项目何时可以实际完成的更大图景。

第 3 步：按周、月和年设定明确的目标

除了 KPI，您的团队还需要知道每个人都在追求什么目标以及他们需要做什么来实现这些目标。

有些人可能需要每日目标，这就是原因。假设您有一个 X 项目，并且您希望 Y 产生 Z 时间。很多人在大学里都知道他们可以拖延一整个学期，然后在两周内写一篇论文。这很有压力，而且可能没有经过充分研究，但他们需要克服它。如果这些人将相同的方法转移到您的项目中，结果是性能不佳和倦怠。

因此，任何项目或目标都需要分成更小的块。

第 4 步：创建学习环境

错误发生在不同的规模上。为确保它们不会过度膨胀，请将每个错误作为学习材料，并鼓励您的团队也这样做。

此外，如果您将错误视为可以纠正的事情并且不是世界末日，那么人们更有可能承认某些事情是错误的。

第 5 步：鼓励团队凝聚力

团队中的团结感是远程工作中最受害的地方，但有一些方法可以保持这种团结。您可以创建一个用于跑题交流的渠道或安排小组会议，在此期间每个人都可以相互了解并建立联系。

但是，如果您决定进行视频聊天，最好与您的所有员工进行一对一的交谈，以确定他们是否对这种安排感到满意。这样可以确保您不会强迫他们陷入他们不想成为的境地。

在线交流工具

各种应用程序可用于与您的远程团队保持在线通信，包括电子邮件、聊天、视频通话和入职应用程序：

• Mailbird：用于 管理电子邮件帐户和企业电子邮件通信
• Slack：用于创建沟通渠道、与同事聊天、音频/视频通话
• Zoom 或 Lark：带有聊天选项的视频会议
• BambooHR：用于入职新员工并保留联系信息

时间和生产力。如何达到结果？

生产力是一个难以捉摸的概念。字典定义会说它是衡量输入/输出有效性的指标。虽然时间是生产力的一个因素，但许多人通过工作所花费的时间而不是结果来评估它。通过远程工作，当您每天都看不到人们时，他们的工作成果就会成为人们关注的焦点。

你是一个富有成效的团队领导吗？

步骤 0：关注结果，但时间也很重要

你有没有想过人们应该停止努力提高工作效率而只展示结果？有些人很有天赋，看起来连续八个小时很忙，但在一天结束时，并没有做太多的工作。

提高工作效率的一种方法是将您的任务分解为更小的子任务，并衡量完成每个任务所需的时间。一方面，你更有可能在一项任务上取得进展，因为你有一个明确定义的算法。另一方面，每个子任务的时间安排将估计未来类似任务所需的时间。

网上流传着一个统计数据，人类的注意力持续时间非常短，甚至说在过去二十年左右的时间里它已经从 12 秒减少到 8 秒。但这些数字是不可靠的。 

心理学家说，很难衡量任何生物的注意力持续时间。但是，您可以衡量自己的专注能力：使用秒表为您的工作计时，并在您每次走神时停止工作。

第 1 步：让员工对他们的工作拥有所有权

除此之外，让团队的每个成员都能看到更大的图景（项目大纲或路线图，在会议上讨论），并展示他或她如何融入这张图。责任不是来自对任务的命令或指示，而是来自于知道你的工作会影响项目的结果。这可以通过以下方式完成：

• 在一项任务上给予他们多数票——只有一个人可以负责一项特定任务。
• 让他们清楚地了解“伟大”和“完整”的样子，以及任务的范围。
• 在可以“安全”犯错的任务和几乎不会出错的任务之间划清界限。

第 2 步：确定工作的优先级

先做简单的任务，而不是永远拖下去，先做紧急的任务，因为它们对时间很敏感——这是合乎逻辑的，但知道哪些任务是紧急的，什么将或应该花费最少的时间并不总是很清楚。您可以通过以下方式帮助您的团队确定优先级：

• 使用诸如“这很紧急，请通过……完成”或“这不会花费太多时间”和“如果您需要帮助来确定今天的工作优先级，请告诉我”之类的语句。
• 如果您将任务管理器与看板一起使用，请在标题中添加颜色代码或文字。

Jira 有一个任务状态系统，例如正常、紧急或阻止其余工作。但是，如果您使用状态，您还应该定义每个状态对您的团队意味着什么。与沟通礼仪一样，为每个状态定义您的预期时间表。

紧急工作的另一个方面是员工可能有其他同样紧急的任务正在进行中。在理想的世界中，这样的任务不会存在，但如果他们在您的团队中存在，请确保：

• 询问员工正在进行的其他任务。
• 看看有没有紧急的。
• 询问完成它们需要多少时间
• 委托给别人。

第 3 步：限制进行中的工作

有些员工每天计划的工作量可能超出他们实际处理的范围。如果您计划完成五项任务但只完成了一项，这可能会令人沮丧。这也让其他指望完成任务的工人感到沮丧。

如果你有征服者类型的员工——他们认为每项任务都是必不可少的，并希望一次处理所有任务——与他们一起确定优先级并创建一个表格，其中包含任务类型和完全完成任务所需的时间。填写表格可能需要一些时间，您必须对其进行一段时间的监控，以验证员工是否已经学会正确评估他们的能力。如果一天 7 小时只够完成三项任务，就没有必要计划五项。

另一方面，您应该监控您的团队成员在大致相同的截止日期内没有太多未完成的任务（正在进行中）。那是多任务处理，它不应该存在于工作场所。刷牙看电视是一回事，做两项需要认知功能的任务又是另一回事。我们的大脑无法管理两件需要大量脑力才能完成的事情，所以如果你尝试，这两项任务都不会成功。多任务处理是生产力的敌人。

用于时间和生产力的工具

软件确实改变了衡量远程员工生产力的方式，这里有一些有用的例子：

• Asana、Trello 或 Jira — 具有看板、不同功能和价格计划的任务管理器
• Toggle 或 Hourstack — 用于跟踪时间
• Zapier — 用于集成不同的 Web 应用程序

照顾工作环境

在某些情况下，互联网连接和个人笔记本电脑可能就足够了，但根据您的团队成员所做的工作类型，他们可能需要更多。例如，如果您的一名员工处理客户支持，请确保他或她有合适的耳机和  带有 VoIP 软件的小型企业电话系统。出于屏幕共享目的，许多远程工作者也考虑使用协同浏览软件。

同样重要的是考虑工人在家中的工作环境。如果我们谈论办公室，工作场所的人体工程学有一些要求：热条件、湿度、照明和噪音污染。标准可接受的热条件是夏季 23-26 摄氏度和冬季 20-23 摄氏度。这可能不适合总是发热或有健康问题的人，但这样做是为了确保您的团队舒适地工作。

至于湿度，对于标准温度，标准湿度为50%。健康与安全执行官还表示，40% 到 70% 的范围应该会影响对温度的感知，但同样，这也取决于个人。

您可能听说过应该尽可能多地获得日光。根据团队成员的生活条件，这可能是不可能的，但请确保他们知道正常办公室工作和使用计算机工作的建议是每平方米 500 流明。这个数字将有助于为工作室购买合适的灯泡。

噪音是另一些人可能比其他人更敏感的另一件事。然而，研究表明，白噪声——海洋、森林以及有趣的是，一些家用电器产生的那种噪音——可以促进创造力和生产力。事实上，这项研究表明 85 分贝的声音太分散注意力，而 70 分贝是生产工作的理想选择。

因此，如果员工生活在炎热的环境中，而他或她无法安装空调，那么送他们一个冷气机作为生日礼物可能是个好主意，这是一个经济实惠且有助于适当的噪音污染和湿度水平。

在您的预算允许的情况下，为共享办公空间提供部分或全部补偿也是一个好主意。

你的房子着火了吗？监视并消除倦怠

倦怠是真实的。预防它的最佳方法是过上健康的生活方式，吃优质食品，保持身体活跃，在正确的时间睡觉，按计划工作，并有足够的休息。然而，在现实中，生活充满了惊喜，令人愉快而不是那么多，有时，你只是顺其自然。

我们不需要统计数据就可以知道大多数人都有压力，这会转化为糟糕的工作表现。

倦怠的迹象

• 增加易怒：在工作和家中对他人猛烈抨击
• 表现下降：压力会消耗大量能量，并且以与以前相同的效率水平完成相同的任务变得更加困难。
• 过度工作：过度补偿缺乏努力
• 持续精疲力竭：感觉自己在山上跑了一整天，却睡不着

一些有助于防止倦怠的事情

• 开放式假期政策：只要您在项目和其他团队成员需要完成任务时不忽略雷达，就可以在需要时休息一天。
• 心理健康日：对于数字排毒，当您需要重新调整思想、重新定位并处理您的焦虑时，无需工作压力
• 健康生活方式的选择：健身房会员资格、治疗课程、参加体育赛事——您的预算允许的任何事情
• 友好的环境和灵活性：一个你的意见很重要的环境，如果出现问题你不会被大喊大叫

包起来

完全转向远程工作、整合远程办公机会、雇佣自由职业者——所有这些都需要调整你管理团队的常规方式。从沟通到人们如何管理他们的一天、他们吃什么，以及他们在一天中进行多少体育锻炼，一切都会影响他们的工作表现，并且需要一种与办公室中运作良好的方法不同的方法。

远程工作有其优点和局限性，但您可以从许多这些局限性中找到积极的一面。以沟通为例。您不能亲自去见同事讨论某事，但您可以在聊天中给他们发短信、给他们发送电子邮件、在您的项目管理工具中对相关任务发表评论，或者在需要他们立即输入时给他们打电话。

您可以通过优化工具来提高远程工作效率，从而在数字基础上实现高远程工作效率 ——使用正确的工具进行任务和时间管理、入职功能、聊天室和视频会议工具。最重要的是，通过发展一种企业文化，人们不会仅仅因为有人这么说就遵守规则，而是因为他们了解他们的工作如何为项目做出贡献并影响其他团队成员的工作。