电子邮件地址是几乎每个人都使用的便利，但很少有人喜欢。因此，当您在创业指南上看到“获取企业电子邮件”时，您甚至可能会翻白眼。我们知道我们曾经。
我们想通过本指南阐明的是，拥有商务电子邮件对于企业的成功非常重要。它提供的好处以您可能意想不到的方式奠定了基础。
即使从广义上讲，您公司的专用电子邮件也可以让您：
- 更好地品牌化你的努力
- 创建与客户互动的专用渠道
- 保护您的业务通信
- 并增加您的网络流量，因为您的地址将与您的域相同
最好的部分是，与许多其他基本业务技术不同，创建专业电子邮件不必花费您的胳膊和腿。实际上，它可以不花你任何钱。
加入我们，深入了解与商业电子邮件相关的所有内容。我们将介绍它是什么，它如何使您的业务受益，入门，最受欢迎的提供商的细分等等。
什么是企业电子邮件？
仅为特定公司创建商业或专业电子邮件帐户。它们通常由公司自己支付和维护，并用于业务通信。
其中大多数包含域中的公司名称。例如，如果我在 ABC 公司工作，我的业务电子邮件可能是[email protected]。
企业和个人电子邮件之间的差异
商务和个人电子邮件都用于在线交流。但是，前者有几个明显的特点。
唯一的域名。大多数个人电子邮件地址都有电子邮件提供商的域名。例如，曾经通过 Outlook 注册过电子邮件的每个人都会在其用户名后面加上@outlook.com。相反，企业电子邮件地址将公司名称作为其域名。
更容易抬头。专业电子邮件往往用于与职业相关的目的。这意味着，如果您想查看发件人的职业经历，您可以将他们的企业电子邮件输入 Google，以获取他们职业经历的粗略摘要。
通常有相关的成本。大多数免费电子邮件提供商的功能都受到严格限制。因此，尽管可以注册免费的商务电子邮件，但大多数公司选择高级或付费版本。
为什么要注册企业邮箱？它对我有什么好处？
注册商业电子邮件的好处不仅仅是看起来不错。有许多优势可以影响您的业务。这里有几个：
品牌机会。您的域名是您公司品牌不可或缺的一部分。因此，应尽可能抓住展示它的机会。您或您的员工通过公司电子邮件发送的每封电子邮件都是一个将您的业务置于接收者心目中的机会。
通常是更强的密码。黑客通过访问公司电子邮件帐户可以造成的损害是巨大的。这就是为什么许多商业电子邮件客户端允许您针对密码类型和员工要遵循的身份验证协议设置严格的安全策略。
更大的存储容量。员工每天收到的通讯数量远高于在家中的某个人。因此，公司电子邮件对存储的需求也更高。额外存储量取决于电子邮件客户端和服务包，但几乎总是比 Gmail 等免费电子邮件服务提供的更多。
更有可能通过垃圾邮件过滤器。虽然还没有普及，但DMARC正在被越来越多的公司采用。这意味着，如果您从个人电子邮件而不是公司电子邮件发送冷电子邮件，它很有可能会落入收件人的垃圾邮件文件夹。
更好的记录保存。大多数企业电子邮件客户端允许主要帐户持有人存档从公司域发送的通信。这为发送的内容和发送给谁提供了更多的责任。
更容易扩展。将另一个人添加到公司电子邮件很简单。只需注册他们的名字@companyname.com。但是，随着公司的发展，必须为新员工创建新的个人电子邮件可能会成为一场噩梦。通信不会集中，因此您为安全风险创造了机会。
更清楚谁在发送电子邮件。您在 Google 或 Verizon 工作吗？大多数人认为发送与业务相关的电子邮件的人在域名中的公司工作。因此，如果您从域中包含您公司名称的地址而不是像 [email protected] 这样的地址发送推销给潜在客户会更加清晰。
需要避免违反 CAN-SPAM（如果您是美国营销人员）。如果您计划向潜在潜在客户发送冷电子邮件，则需要为收件人提供选择退出的方法。个人电子邮件地址没有此功能；只有自定义的电子邮件地址可以。违反此行为可能会导致罚款。
这些只是拥有和使用专业电子邮件而不是个人电子邮件所带来的一些一般好处。
您需要企业邮箱还是个人邮箱？
我们已经详细说明了为什么企业电子邮件比个人帐户更有益。但是，从技术上讲，这并不是一个严格的要求。澄清一下，这将取决于您的业务需求，但如果您不确定，请查看下面的清单。
贵公司是否雇用或计划雇用三个以上的人？
公司里的人越多，有人被黑客入侵的可能性就越大。大多数商业电子邮件提供商都让您标准化安全协议，如果有人确实被黑客入侵，请查看违规行为的来源。
您打算从事电子邮件营销吗？
虽然 CAN-SPAM 法案仅在美国真正可执行，但始终有一个退订按钮是一个很好的做法，因为如果您的通信被报告为垃圾邮件过于频繁，Gmail 等电子邮件客户端会惩罚您。
您会通过电子邮件发送或接收敏感数据或信息吗？
法律尽职调查要求您尽一切努力确保客户信息的安全。由于大多数个人电子邮件帐户缺乏增强的安全功能，因此它们不算在内。
问责制对您的业务重要吗？
商务电子邮件客户端可让您轻松存档和跟踪员工与客户之间的重要通信。个人帐户也具有此功能，但您将无法批量存档。
电子邮件会成为您与客户之间的主要沟通方式吗？
如果是这样，那么我们强烈建议切换到公司电子邮件。大多数商业电子邮件客户端允许您一次向数百人发送电子邮件。另外，您不太可能最终进入垃圾邮件文件夹。
您是否正在积极努力提高您的品牌知名度？
让您的域名出现在每次通信中是一种简单（且便宜）的方式来让您的名字出现。
你打算从事内容营销吗？
一些提供商具有电子邮件跟踪功能。有了它，您可以很好地了解您的内容的打开率。
您是否正在尝试与观众建立信任？
如果您处于竞争激烈的市场中，您需要任何和所有机会来建立客户信任。通常，让客户远离竞争对手的唯一因素是一点点信任。猜猜看，根据GoDaddy 的一项调查，75% 的消费者表示专业电子邮件地址是信任的关键。
拥有公司电子邮件不是必需的。但是，将电子邮件用于与业务相关的目的几乎总是有益的。话虽如此，如果您想设置一个帐户，让我们回顾一下要遵循的步骤。
如何创建企业电子邮件
这并不难，可以分为三个步骤：
- 确定电子邮件服务提供商。有许多免费和付费选项。每个都提供不同的安全性、存储和高级功能组合。
- 为您的企业创建自定义地址。您通常应该坚持使用您的公司名称。但是，如果它太长或已经被占用，那么最好包含一个额外的单词或首字母缩略词。只要确保收到您的电子邮件的任何人都可以知道您来自哪家公司。
- 设置并连接您的公司地址。在确定了电子邮件提供商和域名之后，是时候将所有内容放在一起了。大多数电子邮件提供商都有关于如何设置新企业电子邮件地址的说明。通常还提供功能导览。之后，开始集成所有受支持的生产力应用程序。最好在帐户开始时立即执行此操作，以确保不会遗漏任何内容。
要详细了解什么是企业电子邮件帐户以及它与个人帐户的比较，请阅读我们的创建企业电子邮件帐户的完整指南。
现在我们知道了创建新企业电子邮件所需的步骤，是时候查看可供选择的选项了。
哪个电子邮件提供商最适合企业？
这个问题的最终答案实际上取决于您的业务需求，以及您是在谈论免费还是付费。然而，一般来说，有一些重要的考虑因素需要考虑。
我们已经写了一篇关于如何选择电子邮件提供商的深入博客文章，所以我们不会在这里深入探讨。相反，我们将讨论要注意的事项。
大多数电子邮件服务提供商都提供上述大部分内容。两者之间的主要区别是每个人的支持程度。您需要确定哪种组合最适合您的需求。
顶级免费和付费商业电子邮件提供商概述
大多数电子邮件提供商都有免费和高级计划。虽然核心服务通常是相同的，但有一些重要的区别：
比较免费与付费计划
| 特征 | 免费计划 | 付费计划 |
| 隐私 | 大多数供应商几乎没有；出售您的数据通常是这些提供商赚钱的方式。 | 大多数付费计划不会收集您的数据。 |
| 广告 | 期待看到很多广告。 | 完全无广告 |
| 用户数 | 1 – 3 个用户 | 范围可以从额外的 3 个用户到整个公司 |
| 贮存 | 小总存储限制和附件限制 | 更大的整体存储空间以及对云存储的访问 |
| 集成和定制 | 几乎没有集成和定制选项 | 通常更高程度的集成和定制可能性 |
| 成本 | 不花钱 | 高级计划通常需要按月或按年订阅。 |
| 支持 | 大多数免费计划充其量只能在工作日通过电子邮件提供支持。回复通常需要 24 小时以上。 | 更高程度的支持，通常有现场代表，并且在一天中的任何时间/任何一天 |
前 5 名免费商业电子邮件提供商
如果您的预算紧张或不确定您在电子邮件方面的确切业务需求，最好选择免费选项。提到的许多选项确实有高级计划。因此，如果您发现自己真的喜欢某个选项，您可以随时选择稍后切换计划。
G邮件
无需过多介绍，Gmail 仍然是电子邮件平台之王，拥有15 亿活跃用户和 43% 的市场份额。它接收定期更新，带有双重身份验证，并且几乎可以与所有内容集成。
您可以免费将您的域连接到 Gmail，但它仅限于一个帐户，并且需要您具备一些技术知识。请注意，除了第一个帐户之外，Google Workspace 上的每位用户每月需要花费 6 美元。
| 主要特征 | 价钱 |
| – 智能搜索建议– 自动电子邮件过滤
– 双重身份验证 – 30 GB 存储限制。50 MB 附件限制 – 与几乎所有东西集成 |
– 免费，只要您将自己限制为一个帐户– 在第一个用户之后，每个用户每个帐户每月 6 美元 |
| 优点 | 缺点 |
| – 定期更新– 智能垃圾邮件和恶意软件过滤器
– 双重身份验证 – 轻松与其他 Google 设备和应用程序集成 – 如果链接，可以更改域名 |
– 如果您计划拥有大量员工，成本会迅速增加 – 存储空间有限– 准备好接收大量有针对性的广告 – 可能很难设置您的免费自定义域 |
美国在线邮件
可能是许多早期互联网用户的第一个电子邮件提供商，AOL Mail 自 90 年代初就已经存在。尽管它的年代久远，但它从未像此列表中的其他一些那样真正流行起来。根据 2015 年的最新统计，AOL 在全球拥有大约1.74 亿用户。
与 Gmail 一样，AOL Mail 为用户提供智能垃圾邮件过滤器，以降低恶意软件感染的风险。它曾经是企业的热门选择，因为它允许免费自定义域名。然而，这项服务在 2016 年被取消。
| 主要特征 | 价钱 |
| – 病毒和垃圾邮件防护– 自动拼写检查
– 250 GB 存储限制，25 MB 附件限制 – 可以链接到其他电子邮件服务提供商，如 Hotmail 和 Gmail |
– 免费，如果您有 AOL 许可证。否则，每位用户每月需支付 4.49 美元 |
| 优点 | 缺点 |
| – 大存储限制– 简单易用的界面
– 嵌入式链接需要由用户激活，增加了额外的一层保护，防止网络钓鱼和恶意软件攻击 – 每次收到消息时，您都会得到怀旧的“你有邮件！” 通知 |
– 您将定期出现广告– 如果您从帐户中延长休息时间（90 天），您将面临被永久删除的风险
– 有限域自定义（只能选择@aol.com、@love.com、@ygm.com、@games.com 和@wow.com） – 功能相当基本 |
雅虎邮箱
另一个旧宠，雅虎邮箱已经存在了近 30 年。与 AOL Mail 一样，不断添加功能以提高其稳定性、效率和性能。2021 年，该公司做出了一项有争议的决定，即从免费帐户中删除电子邮件转发。
| 主要特征 | 价钱 |
| – 干净的界面– 良好的安全级别
– 令人难以置信的存储容量，25 MB 文件附件限制 – 大量附加功能 |
– 免费，但如果你想做一些基本的事情， 比如转发电子邮件，你需要 Yahoo Mail Pro 或每年支付 12 美元的“访问 + 转发”选项。 |
| 优点 | 缺点 |
| – 1 TB 存储容量– 内置访问日历、记事本和搜索栏等工具
– 回收站中的项目将在 90 天后自动删除 – 垃圾邮件过滤器和 SSL 加密 |
– 与其他选项相比，功能相当基本– 无法自定义您的域
– 无法转发电子邮件（仅适用于 Yahoo Mail Pro） – 会定期看到广告 |
Zoho Mail 精简版
Zoho Mail Lite 在此列表中是独一无二的，因为它不遵循以您的注意力换取服务的模式。与前面提到的选项不同，使用它时您不会看到任何广告。此外，它最多允许五个用户。超过五位用户，每位用户的费用为 1 美元。存在几个高级选项，但如果您有一家小型企业，这仍然是一个很好的选择。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 整个小团队都可以使用免费层– 每人 5 GB 存储限制
– 20 MB 附件限制 – 带有垃圾邮件和防病毒保护 – 一个域的电子邮件托管 |
– 前 5 位用户永久免费，每增加 5 GB 存储空间 的用户每月 1 美元 – 每月 1.25 美元，每位额外用户 10 GB 存储限制 |
| 优点 | 缺点 |
| – 最多五个人可以使用该帐户– 完全无广告
– 与其他 Zoho 生产力工具（日历、笔记和任务）集成 – 易于配置 |
– 有限的存储空间 |
质子邮件
尽管它提供的功能有限，ProtonMail 的免费版本仍然继续成为顶级商业电子邮件提供商的名单。与此列表中的其他免费选项不同，即使其免费计划也为用户提供了完全的隐私。对于希望从基本的 Google、Yahoo 或 AOL 产品升级的人来说，这是一个很好的入门。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 您收到的特殊加密密钥可确保只有您的收件人才能阅读您发送的电子邮件的内容– 500 MB 存储限制
– 对用户数据的零访问 |
– 免费，但可以升级到 ProtonMailPlus，以每月 5 美元的价格将存储容量增加到 5 GB |
| 优点 | 缺点 |
| – 无广告– 不出售或收集您的数据 | – 除非您升级，否则不支持自定义域– 微小的存储空间
– 标签和文件夹各限制为三个 |
前 4 名付费商业电子邮件提供商
如果您正在寻找在特性和功能方面更强大的东西，请考虑付费电子邮件服务提供商选项。以下是我们的一些最爱。
谷歌工作区
以前的 Google G Suite 是许多小型企业的热门选择，这是有充分理由的。它允许团队成员使用基于云的工具和闪电般的快速同步轻松地相互交流。而且由于大多数人都曾经使用过 Google Docs、Sheets 和其他类似的 Google 拥有的工具，因此学习曲线几乎不存在。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 随附 Google Docs、Sheets、Calendar、Meet、Chat 和大约两打其他基于云的应用程序– 非常安全，以至于 Google Workspace 获得了 ISO/IEC 27701 认证
– 高度先进的过滤功能，可阻止99%的所有垃圾邮件、恶意软件和网络钓鱼尝试 |
Google Workplace 有四种计划： – Business Starter：每位用户每月 6 美元和 30 GB 的存储空间 – Business Standard：每位用户每月 12 美元，还有 30 GB 的存储空间和附加的安全/管理功能 – Business Plus：每位用户 18 美元/月、5 TB 的存储空间和增强的安全功能 –企业：无限存储空间和高级控制；但是，您需要联系他们的销售部门以获取报价 |
| 优点 | 缺点 |
| – 访问您的团队可能已经熟悉的许多易于使用的工具– 访问实时电子邮件/分析
– 广泛的支持系统和定期更新 – 与几乎所有东西同步 – 帐户管理员为用户启用电子邮件自动转发 |
– 没有桌面应用程序– 与专用替代品（即 Google Meet 与 Zoom）相比，这些工具本身可能乏善可陈
– 不断推出更新、名称更改和新产品使得很难跟踪正在发生的事情 |
如果您选择此选项，请查看如何设置 Google Workspace 帐户。
雅虎邮箱专业版
作为公司大修的一部分，Yahoo Mail Pro 于 2017 年发布，是免费版的增强版。主要区别在于创建自定义域地址和删除广告的能力。它严重缺乏的一个领域是安全性。与其他一些流行的电子邮件服务提供商不同，Yahoo Mail Pro 没有登录警告。因此，如果世界各地有人试图暴力破解您的帐户，您将永远不会收到通知。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 24/7 客户支持 – 与 Yahoo Mail 相比加载速度更快– 90 天不活动后不再删除帐户 – 无广告 – 1 TB 存储限制，25 MB 附件限制 |
– 一位用户每月 3.49 美元 |
| 优点 | 缺点 |
| – 一周中的任何时间，无论白天还是晚上，都可以轻松获得客户支持– 不再有侵入性广告
– 电子邮件现在打开速度更快，因为没有广告 – 非常擅长识别垃圾邮件，甚至比 Gmail 还要好 |
– 与其他付费选项相比非常准系统– 手机上的日历和联系人频繁崩溃
– 与免费版本一样，您无法创建子文件夹，这会很快导致收件箱混乱。 – 没有登录尝试警告 |
Zoho Mail 高级版
顾名思义，Zoho Mail Premium 为您提供免费版本的所有功能，而且效果更好。您可以选择三层，额外的存储空间从 30 GB 到 100 GB 不等。附件限制也从 500 MB 大幅增加到 1 GB。更重要的是，Premium 和 Workplace 计划都带有许多附加功能。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 垃圾邮件过滤器、邮件过滤器和移动应用程序– 界面包括日历、笔记、任务管理器和联系人门户
– 包括几种不同类型的协作工具 – 管理员可以管理谁使用哪些帐户并设置他们可以做什么的权限 |
– 邮件高级版：每位用户每月 4 美元，附带电子邮件备份并允许更大的附件– 工作场所：每月 3 美元起，可以使用带有商务电子邮件和在线办公应用程序的完整通信套件 |
| 优点 | 缺点 |
| – 非常可靠和干净的界面– 电子邮件可以轻松标记和分类
– 加密电子邮件安全、高级垃圾邮件过滤和恶意软件检测 – 双重身份验证 – 24/7 电话支持 |
– 没有实时聊天– 有限的软件集成 |
ProtonMail 专业版
ProtonMail 对于那些关心他们的在线隐私的人来说是一个简单的建议。与列出的大多数选项不同，它不需要您提供任何个人信息来注册。它是完全匿名的。ProtonMail 还使用端到端加密，因此无论您在哪里向某人发送电子邮件，除了你们两个人之外，任何人都无法访问其中的内容。这包括 ProtonMail 本身。
| 主要特点 | 价钱 |
| – 每个用户 5 GB 的存储空间– 两个自定义域
– 无限的自定义文件夹和过滤器 – 超越级别的安全和隐私 |
– 专业计划：每位用户每月 8 美元– 企业计划：需要联系 ProtonMail 的销售部门获取报价 |
| 优点 | 缺点 |
| – 可以看到登录到您帐户的所有会话并具有双重身份验证– 发送一个特殊的加密密钥，确保只有您的收件人才能阅读您的电子邮件
– 根据要求访问 ProtonVPN，以提高互联网流量的安全性（使用企业计划） – 自定义集成（使用企业计划） |
– 小存储限制 |
免费和付费商业电子邮件选项的比较表
| 贮存 | 账户数量 | 安全 | 价格 | |
| 邮箱 | 30 GB 存储空间50 MB 附件限制 | 1，但可以添加更多 | 2F认证登录尝试警告
智能垃圾邮件过滤 |
一位用户 0 美元超出此范围，每位用户每月 6 美元 |
| 谷歌工作区 | Business Starter – 30 GB 存储空间商业标准 – 2 TB 存储空间
Business Plus – 5 TB 存储空间 |
1 – 300 | 2F认证警报中心：潜在安全问题的通知
密码监控和强度控制 SSL 加密 |
创业者商业标准
商务加 |
| 雅虎邮箱 | 1 TB 存储空间25 MB 附件限制 | 1 | 垃圾邮件过滤器SSL 加密 | 0 美元，但需要升级到 Pro 或支付 12 美元/年用于电子邮件转发 |
| 雅虎邮箱专业版 | 1 TB 存储25 MB 附件限制 | 1 | 强大的垃圾邮件过滤 | 每位用户每月 3.49 美元 |
| Zoho Mail 精简版 | 每个用户 5 GB 的存储空间250 MB 附件限制 | 5 | 2F认证智能垃圾邮件过滤器
恶意软件保护 加密电子邮件安全 |
自由的 |
| Zoho Mail 高级版 | 每位用户 50 GB 的存储空间500 MB 附件限制 | 无限 | 2F认证智能垃圾邮件过滤器
恶意软件保护 加密电子邮件安全 |
高级计划每位用户每月 4 美元Workplace 计划每位用户每月 3 美元 |
| 质子邮件 | 500 MB 存储限制（可以通过 ProtonMail Plus 增加） | 1 | 2F认证端到端电子邮件加密 | 免费，但可以每月 5 美元升级到 ProtonMailPlus |
| ProtonMail 专业版 | 5 GB 存储限制/每位用户 | 无限 | 监督会话记录 2F 身份验证端到端电子邮件加密 | 每位用户每月 8 美元 |
选择套餐时要牢记的重要一点：您的决定不一定是永远的。如果您收到的不是您所期望的或您的业务需求发生变化，那么您将来总是可以选择不同的提供商。对提供商做出决定后，有效管理帐户对于从中获得最大价值至关重要。
如何有效管理商务电子邮件：您应该采用的最佳实践
选择要使用的电子邮件提供商是很容易的部分。学习有效地管理您的企业电子邮件会有点困难。这是因为，根据您的行业、角色和公司规模，您的日常电子邮件需求可能看起来与其他人的非常不同。
但是，我们可以分享一些最佳实践，以便您的业务沟通更加顺畅。让我们从其中最重要的一个开始：
投资一个好的桌面电子邮件客户端
您可能经常使用多个电子邮件地址（专业和个人）。旅行是您不断为工作而做的事情，会见各地的客户和投资者。每天都会发送和接收重要的电子邮件和文件。您没有时间尝试找出不直观的用户界面。
最重要的是，您的企业和个人声誉将取决于您确保敏感信息安全的能力而生死存亡。
无论您拥有哪个电子邮件提供商，Mailbird 电子邮件客户端都可以消除任何弱点。
例如，您将能够：
- 组织电子邮件帐户。Mailbird 让您可以在一个干净的界面中整合不同电子邮件帐户的收件箱、文件夹、日历和联系人列表。
- 自定义您的布局。您可以从浅色或深色配色方案、内置和自定义背景、自定义声音中进行选择，它甚至还支持多语言。
- 使用快捷方式执行更快的任务。客户端具有与 G Suite 应用程序相同的命令的键盘快捷键。
- 在收件箱上花费更少的时间。您可以轻松设置自定义过滤器和规则。然后，客户端会将传入的电子邮件移动到适合您的文件夹中。
- 与所有流行的生产力应用程序集成。一些例子包括 Asana、Slack、Dropbox，几乎所有的谷歌等等。
- 轻松退订时事通讯。取消订阅选项移至电子邮件顶部，消除了单击误导性链接的危险。
- 收回您不小心发送的电子邮件。使用 Mailbird 的“撤消发送”按钮，您的错误可以被撤消。
- 查看谁阅读了您的电子邮件。电子邮件跟踪功能可让您准确查看谁打开了您的电子邮件以及何时打开。
- 享受您的完全隐私。Mailbird 尊重您的数据和电子邮件的隐私，这意味着它永远不会阅读、收集或共享您的电子邮件内容。
与一些电子邮件提供商选项一样好，Mailbird 的附加工具为您提供了对电子邮件管理的难以置信的控制。
如需详细了解 Mailbird 等电子邮件客户端如何增强您的电子邮件体验，请阅读我们关于最佳企业电子邮件服务的博文。
指定特定的电子邮件时间
您检查收件箱所花费的所有时间都是从诸如发展业务之类的生产活动中花费的时间。很有可能其中许多电子邮件根本不需要您的注意。更有可能的是，持续不断的通知声音也可能只是一种干扰。
为了更好地利用您的时间，请选择特定的时间段来检查您的收件箱。可以是每隔几个小时间隔 15 分钟，也可以是每天午饭后三个小时的窗口。只要确保你坚持下去。确保您的团队也知道您的计划。例如，如果他们需要您对小事的批准，他们可以在指定的时间范围内期待您的回复。如果有绝对需要您注意的紧急情况，那么他们可以直接给您打电话。
定期更新您的白名单和黑名单
您的企业电子邮件帐户将成为许多在线诈骗者和黑客的有吸引力的目标。设置多因素身份验证、强密码和不断更新的员工安全协议都是防止安全漏洞的好方法。
您可以采取的另一项措施是设置白名单和黑名单。白名单适用于安全的发件人或网站，而黑名单适用于垃圾邮件或可疑的发件人帐户和网站。
阅读我们关于白名单的文章，了解有关此主题的更多信息。
自由使用智能文件夹和过滤器
如果您管理多个电子邮件帐户，则必须设置智能文件夹和过滤器。这样做可以每周为您节省数小时的时间，因为电子邮件将自动发送到正确的相应文件夹。您如何完成此操作将取决于您使用的电子邮件提供商或客户端，但它们是您正确管理收件箱所需的众多工具之一。
尽可能使用模板
实际上，您和您的团队将发送的大多数电子邮件将属于以下四种类别之一：联系某人、要求澄清、发布公告或回答问题。
电子邮件的详细信息可能会改变，但格式可能不会。因此，与其为每个回复编写自定义电子邮件，不如创建一些模板呢？这样，您只需更改通信的细节即可节省时间。更好的是，它可以帮助您的团队为在线互动的客户或第三方提供更统一的品牌声音。
结论
拥有商务电子邮件是商业计划的基本组成部分。它可以提供的好处不仅仅是眼前的，而且最终可能会塑造您未来的增长潜力。
创建商务电子邮件并不难，但有许多免费和付费选项可供选择。在决定选择什么时，重要的是您选择的提供商与您的业务在其增长阶段的需求保持一致。
一旦您选择了电子邮件服务提供商并设置了您的帐户，剩下的就是对其进行优化。我们为此介绍的一些最佳实践是每天花费一段时间来处理电子邮件、创建白名单和黑名单、使用过滤器以及为您和您的团队准备好模板。
我们可以做出的最强烈建议是投资电子邮件客户端。这是因为这样做可以让您完全控制您的企业电子邮件，无论是输入内容（过滤器、信息和易于管理）还是输出内容（发送电子邮件的方式和时间、跟踪和监督所有通信）。
超越为您的企业创建简单的通信工具。为您的电子邮件管理带来平衡、可靠和积极的体验。
看看我们还写了哪些关于企业电子邮件的文章
- 2021 年改进收件箱的 8 大电子邮件提供商
- 有效的收件箱管理：您是否使用了正确的电子邮件工具？
- 如何为您的企业选择最佳的电子邮件管理软件
- 如何为企业选择最佳电子邮件服务
- 详细了解如何将电子邮件用于您的业务
- 您应该使用网络邮件还是商业电子邮件客户端？
存在大量电子邮件服务提供商，提供各种选项，其中一些是免费的。您可以在搜索栏中输入“获取企业电子邮件”，然后您会发现一些关于获取电子邮件的演练。真正的诀窍在于确定您需要您的商务电子邮件做什么。即使像在电子邮件地址中需要您自己的品牌域名这样简单的事情也会消除您至少一半的选择。
建议您详细列出您认为您的企业需要的一切。特别注意存储要求、用户数量、应用程序集成的级别和易用性以及安全功能。获得清单后，您可以货比三家，看看哪一个最适合您当前和未来的业务需求。
就在这里。一些付费电子邮件服务提供商提供免费套餐。有了它，您可以将域名更改为您的企业名称。还可能包括双重身份验证和集成日历、共享驱动器和其他功能等功能。问题是，对于免费帐户而言，企业帐户的用户数量通常非常少。总存储和附件限制也非常低，这意味着您很快就会达到上限。
撰写商务或专业电子邮件就是尽可能简洁地传达您的业务或服务的价值。您不会有第二次机会给人留下深刻印象，因此在第一封电子邮件中设置正确的语气非常重要。
实际上，编写副本可以分为五个步骤：
1. 创造身体。确保您清楚发送电子邮件的原因以及您对读者的期望。
2. 编辑正文。重读你写的东西。如果可能的话，试着想办法缩短它，同时在你的信息中保持清晰。请记住，没有人希望收件箱中有一本小说。
3. 添加签名。个性化商务电子邮件将提高您的信息在读者心中的可能性。大多数人每天都会收到数十封电子邮件，因此重要的是要突出您的电子邮件。
4. 添加收件人。排名第四的原因是您不想意外发送不完整或未经编辑的电子邮件。这只是要求人们认为您和您的品牌不专业。像 Mailbird 这样的电子邮件客户端确实有一个撤消发送工具，但最好不要经常依赖它。
5. 发送或安排您的电子邮件。 您的读者、客户甚至团队成员的日程安排可能并不总是与您的相符。如果您想增加回复的机会，最好在您知道您的受众最有可能看到它的时候发送一封电子邮件。
我们编写了一份关于如何分五个步骤发送专业电子邮件的指南。一探究竟！
