成功的技术影响者如何管理电子邮件过载？

对于每天被数百封电子邮件轰炸的专家和技术影响者来说，达到收件箱零是一件耗时的麻烦事。但是，电子邮件是最常用的在线交流媒介，包括影响者营销，因此无法避免。记住这是达到目的的一种手段，这将帮助您专注于重要的工作并掌握科技新闻，而不是在收件箱中过着生活。 

好消息是，电子邮件的生产力范围提高了 25% 到 30%。随着电子邮件已成为我们生活中必不可少的一部分，有效管理您的帐户（和您的时间）至关重要。

征服一个满溢的收件箱绝非易事。待处理的电子邮件会变成一堆，我们会连续几天分类，当我们失去耐心时，就会宣布电子邮件破产。成为电子邮件忍者需要坚持、耐心和纪律，但随着电子邮件数量的增加，这变得越来越难。

我们联系了经常受到电子邮件超载的顶级科技影响者，并要求他们分享他们的秘密口头禅来管理他们的收件箱。

顶级技术影响者如何管理电子邮件过载

尼尔帕特尔

Neil Patel是一位连续创业者，他建立了两家成功的分析公司：Kissmetrics 和 Crazy Egg。除了是最有影响力的博主和顶级科技影响者之一，他还是在线营销方面的专家，包括电子邮件和影响者营销。你可以在这里阅读他的博客，如果你喜欢他的收件箱电子邮件管理风格，请在推特上@NeilPatel。

以下是这位顶级技术影响者对电子邮件管理的评价：

“我在 Gmail 中设置了过滤器，可以帮助我组织电子邮件。至于垃圾邮件，我使用Unroll.me将它们从我的收件箱中取出。至于需要安排的电子邮件，我有一个助手可以帮助我。整理好邮件后，我会浏览并回复。”

帕特弗林

Pat Flynn是一位有影响力的博主、顶级技术影响者，也是Smart Passive Income博客背后的人。他从舒适的朝九晚五的工作中被解雇，这使他走上了开始自己成功的在线业务的道路。你可以在这里阅读他的励志故事，如果你喜欢他的电子邮件管理风格，请在推特上@PatFlynn。您还可以访问他的YouTube 频道和其他社交媒体页面。

以下是这位影响者对工作电子邮件的看法：

“我通常每天收到 300 到 500 封电子邮件，我的行政助理杰西卡帮助我处理这些邮件。我们在我的收件箱中设置了不同的文件夹来隔离电子邮件，例如紧急、不太紧急、法律、博客评论、青睐、推荐等。

杰西卡扫描收到的电子邮件并根据电子邮件的性质自行回复或将其归档在相关文件夹下供我回复。

我每天检查收件箱三到七次。我首先查看我的“紧急”文件夹并回复所有电子邮件以到达“紧急收件箱零”，这每天大约需要半小时。然后，我每周大约 3 到 4 次分批清理我的“不那么紧急”文件夹。组织良好的收件箱的关键是确定优先级。并非所有电子邮件都同等重要。这意味着我只需要在我想看的时候查看我需要看的电子邮件。”

杰森·莱姆金

Jason Lemkin 是一名企业家，后来成为了风险投资公司，目前是 Storm Ventures 的董事总经理。他还是顶尖的科技影响者之一，也是著名的SaaStr 博客的作者，该博客被福布斯评为企业家百强博客之一。看看他成为 VC 后他的电子邮件管理是如何转变的，你可以在推特上给他@jasonlk。

以下是 Jason 对电子邮件管理的看法：

“作为 CEO 和创始人，我发现管理电子邮件很简单。每天有几个需要立即关注。有几件事是我必须做的。但其余的我可以简单地委托给我的团队，或者是我只需要监控的电子邮件。作为 CEO，简单地查看电子邮件就足够了。标准 Gmail 在很大程度上也可以作为我的任务列表。

现在作为一个VC，情况就大不一样了。这是一场灾难。我的目标是每周会见八到十位伟大的创始人。这需要数周和数月的纵向电子邮件交互、任务和管理电子邮件。如果没有软件和人工助手的组合，我将无法管理电子邮件帐户。即便如此，我还是怀念与伟大企业家的会面，这不仅仅是因为收到的电子邮件数量，而是需要大量的后续跟进。

我现在作为 VC 的学习是，如果您想引起 VC 的注意，请尽可能制作最好的电子邮件，并附上最高质量的社交证明或介绍。输入指标，音调，为什么你很棒。如果这是一天或一周中的第 28 封电子邮件，“想喝咖啡”来自我从未听说过的人，我只是丢失了这封电子邮件。但我读了每一本。所以实际上，如果推介是干净的、引人注目的和数据驱动的，我会在没有热情介绍的情况下与很多企业家会面。”

兰德菲什金

Rand Fishkin 是Moz & Inbound.org的联合创始人，也是The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization（数字营销人员综合指南）的合著者。在网络内容、搜索和社交媒体方面，他是顶尖的科技影响者和权威之一，并且是一位多产的博主。查看 Rand 如何管理他的电子邮件并向他发送推文@randfish。遗憾的是，他没有 Youtube 频道，但您可以在 Moz 博客上了解他对科技行业细微差别的看法。

以下是 Rand 对管理电子邮件帐户的看法：

“我的流程是“收件箱 0”理念的修改版，具有以下一般规则：

1. 我试图通过单一渠道的电子邮件（和我的日历）强迫我生活中的一切（个人和职业）。我想说，如果它不在电子邮件或日历中，它就不存在！这意味着无需单独的笔记，无需担心额外的文档，无需丢失“待办事项”列表，只需电子邮件和日历即可。我在网络上的关于/联系页面上发布了一条消息，表明电子邮件是取得联系的最佳方式，我已经走到了让我的语音信箱说我从不检查它并给我发电子邮件的地步（并且我对 Facebook 也是如此）。万事俱备意味着只要我在电子邮件上保持最新状态，我就永远不会落后。
2. 我的收件箱 0 意味着我始终尝试接收 0 封邮件。显然，我很少真正到达那里，因为有些电子邮件会说“兰德，你需要为这次会议的博主建立一个 60 分钟的 SEO 幻灯片”，这需要认真的工作才能存档。但是哲学帮助我知道我在哪里，以及我在任何时候仍然需要完成什么。这也是一个非常简单的参考点，可以了解我何时/是否不堪重负，需要对任何新事物说“不”。
3. 我通常会先回复最近的电子邮件，这可能看起来很奇怪，但这意味着我可以快速回复大量的人，并将需要处理的更复杂的项目留在我的电子邮件底部，以备有时间使用。
4. 我使用我的移动设备定期存档/删除，所以当我使用我的台式机/笔记本电脑时，负载并没有那么大。
5. 我尽量保持简短和中肯的回答，但从不不友好，总是带着一点温暖。电子邮件不适合情绪化，我希望与我交流的每个人都知道我是带着微笑这样做的，并且真诚地希望我能帮助他们。”

加里·韦纳丘克

Gary Vaynerchuk是一位在社交媒体上拥有数百万粉丝的商人， Wine Library的创始人，以及五本书的作者，包括  Jab、Jab、Jab、Right Hook。

Gary 是一名科技行业的骗子，他的TED 演讲会让你受到启发。给他发推文@garyvee或访问他的YouTube 频道（拥有近 300 万订阅者并且还在不断增加），以了解有关最新科技新闻的更多信息并找到业务发展的动力。

“纯粹的努力，我的助手每天都在关注它，以确保任何超级 VIP 都能找到我。”

安·汉德利

Ann Handley也是最有影响力的博主和顶级科技影响者之一。她是MarketingProfs的首席内容官。她撰写了一本新书《人人都写》，获得了好评如潮。她有一个很好的收件箱管理小技巧。她没有像其他顶级科技影响者那样拥有 YouTube 频道，但您可以在几乎所有其他社交媒体平台上与她联系，或在推特上发布她的 @MarketingProfs。

Ann Handley 对科技新闻有很多话要说，但也透露了她在电子邮件管理方面的一些秘密：

“这就是我所做的：

1. 批量处理。将特定的工作时间用于阅读和回复电子邮件。或者，如果您像我一样，无法通过智能手机阅读它，至少尝试将您的回答分组。换句话说，同时回复一堆询问，而不是在他们进来时一个一个回答。有些人在他们的电子邮件上设置了自动回复，通知发件人他们只在特定时间回复电子邮件那天。我想，这样做会设定期望。但出于实际原因（极少数例外，这是不必要的）和哲学原因（为什么在尝试管理自己的收件箱时增加其他人的收件箱中的电子邮件数量？），我并不是这种做法的真正粉丝。
2. 在离线模式下回复电子邮件。如果您批量处理您的电子邮件回复，请尝试在离线模式下进行；这样一来，您发送的电子邮件就不会立即回复，从而分散您对批处理工作的注意力。当我在没有 Wi-Fi 的飞机上回复电子邮件时，我偶然发现了这种方法，我意识到它是多么容易，也不会让人分心。
3. 写出简单直接的回应。我不是要粗鲁，而是要尽量简短——尊重你和我的时间。与任何内容一样，简洁明了胜过冗长和曲折。尊重你的读者的时间以及你自己的时间——并保持你的回答直截了当。使用尽可能多的单词来完整地回复发件人，但不要多敲击键。换句话说，冗长的回应是放纵的。”

阿米特·兰詹

Amit Ranjan是 Slideshare 的联合创始人，Slideshare是世界上最大的共享演示文稿社区。他还是天使投资人、常客演讲者，以及 LinkedIn 上的顶级科技影响者之一。你可以给他发推文@AmitRanjan。

“在过去的十年里，我一直在使用电子邮件客户端，它对我来说非常有用。我将电子邮件放入其中，因此它们始终在我的笔记本电脑上。它速度快，用户界面简洁，允许我创建深层嵌套文件夹。

我为键盘快捷键和预设回复使用扩展程序……这些扩展程序使电子邮件操作变得更快。

我将所有收到的电子邮件路由到我的收件箱，并尝试遵循“收件箱零原则”。收件箱零强制遵守一定的纪律，对我来说效果很好。（要了解有关收件箱零的更多信息，请参阅此套牌。）”

加根比亚尼

Gagan是一位连续创业者，目前专注于发展Sprig。他是顶尖的科技影响者，也是著名的 MOOC 平台Udemy和 Growth Hackers Conference 的联合创始人。看看 Gagan 如何每天浏览他的收件箱并在推特上给他@GaganBiyani。

以下是 Gagan Biyani 对电子邮件管理的看法。

“我尝试回复每封电子邮件，这很有挑战性，但实际上帮助我减少了收件箱超载。我这样做的最大方法是强迫自己对大多数入站通信做出决定。通过延迟您的决策，很容易在收件箱中累积一组“待办事项”。

我没有让我的收件箱延迟发送这些电子邮件，而是强迫自己做出决定。我对咖啡感兴趣吗？是的，但我现在做不到——所以我说不。我什么时候可以有空开会？我正在处理一些事情，但我知道星期四下午 3 点会起作用——因此我只说星期四下午 3 点，而不是等到有更多时间可用。

这是一个简单的策略，需要纪律，但它帮助我保持收件箱中的未读消息少于 10 条！?”

保罗·辛格

Paul是 Disruption Corporation 和 Crystal Tech Fund 的创始人。他之前是500 Startups的合伙人，帮助初创公司成长。给他发推文@PaulSingh。

“虽然我有一些过滤器可以移动时事通讯，优先考虑亲密的家人，并标记来自我团队的电子邮件——但我通常不喜欢电子邮件。我只是得到太多。

我的过程通常是蛮力的。我尝试每天早上安排时间来快速过滤、回复或重新发送电子邮件。我意识到这很糟糕，但最重要的东西往往会自己找到自己的方式到达堆栈的顶部。”

奥利加德纳

Oli是博主、技术影响者和Unbounce的联合创始人。他还是着陆页优化和以转换为中心的设计方面的领先专家。给他发推文@OliGardner。

“我处理电子邮件超载的方式更多是对人们编写电子邮件的有效性的评论。如果 Gmail 中的第一行看起来很冗长，没有明确表明它有一个相关的问题，那么它就不会被打开。我给它加了星标，标记为未读，并打算稍后再看。尽管有良好的意图，但我经常不这样做。

如果它有一个简短的标题，并提出一个简单的问题——我会在几分钟内做出回应，并会竭尽全力帮助与我联系的人。

我未来的电子邮件组织策略很可能来自阅读这篇文章的其余部分，很可能是 Rand 的建议。?”

来自顶级科技影响者的关键要点

1. 如果您收到的电子邮件数量过多，最好向专业的 VA 寻求帮助。点击推文
2. 不断归档/删除您的电子邮件，以便在任何给定时间收件箱中的项目更少。点击推文
3. 尽量让你的回复简短、亲切，并且要尊重你和他人的时间。点击推文
4. 使用 Unroll.me 之类的服务取消订阅不需要的电子邮件。点击推文
5. 使用电子邮件过滤器和规则将电子邮件分组到相关文件夹中。点击推文
6. 您可以分批回复电子邮件，也可以随时回复；在任何一种情况下，记录所花费的时间都很重要。点击推文
7. 尝试在离线模式下回复电子邮件以避免立即回复。点击推文
8. 纪律是关键；强迫自己在第一次阅读电子邮件时做出决定，而不是将它们推迟到以后。点击推文
9. 如果您收到类似的电子邮件，请使用预设回复进行回复，但请确保不要听起来像机器人。点击推文
10. 使用键盘快捷键在您的电子邮件客户端中更快地导航。点击推文

包起来

您可以从顶级技术影响者那里获得积分来管理您自己的电子邮件帐户。但是，这些回复非常清楚地表明了一件事情：每个人处理收件箱的方式都不同，而对自己有用的方法可能对其他人无效。

您在收件箱中遵循什么行动计划？让我们在评论中知道。