最有效的在线交流工具和规则

有效的沟通是建立团队和企业的强大技能。自人类诞生以来，社会通过多种互动方式的发展蓬勃发展：口头、非口头、书面、口语以及现在的在线交流。所有这些总是有一个目的——将信息从一个人（或一组）转移到另一个人。专业环境需要对整个交流过程有更好的理解——尤其是现在，当大多数互动都转移到网上时，在人际讨论中完美运作的规则在网上形式中可能无法很好地执行。

人类是社交动物，为了成功的互动，他们需要理解信使在说什么。这就是为什么许多人采用在线互动作为与他人交谈和与家人和朋友保持联系的一种简单方式。有些人发现它是一种更舒适的交流方式。

但这意味着什么，使其有效所需的技能是什么？在本文中，我们将概述在线交流的含义、最常见的交流类型、工具以及如何使其更有利可图以提高任何团队的生产力和效率的策略。

什么是在线交流？

在线交流是人们在互联网上发生的任何类型的口头、书面或任何其他可视化的互动。由于这种对话的历史很短（与上述类型相比），有时很难驾驭它的注意事项和选择最合适的交流媒体。

有很多用于在线交流的工具。以下是在私人生活和职业环境中最常用的列表：

• 聊天室——人们进行书面和口头交流的在线空间
• 电子邮件 — 允许用户撰写并向其他用户或公司发送消息和文件的技术
• 论坛— 用于讨论特定主题的网站
• 在线表格 ——一种索取信息的交流方式
• 即时消息——现在最流行的互动媒体之一：快速；容易安装和使用
• 对网站和论坛的评论 ——在线互动文化不可或缺的一部分
• 社交网络——现代人工作和休闲的重要组成部分。社交媒体让我们可以进行口头和非口头互动，无论是简单的照片或视频形式，还是由冗长信息支持的帖子。
• VoIP或 IP 语音— 一种使用 Internet 拨打语音电话的方式：在世界上几乎任何地方都可以使用廉价且易于访问的方式，并且大多数公司在将VoIP 集成到呼叫中心时使用它。

在线交流的类型

您会认为，为了建立有效的沟通并帮助您实现设定的目标，选择正确的工具很重要。它们有很多用于不同的目的，使用正确的类型将有助于改善您的专业沟通。要建立有效的在线交流，请确保使用正确类型的工具。 

电子邮件：优点、缺点和最佳工具

电子邮件改变了我们看待沟通的方式，并极大地改变了沟通的过程。它易于设置，发送电子邮件不需要任何特殊培训，因此它是一种简单高效的通信设备。

使用电子邮件的优点

• 可用于冗长的消息。 电子邮件最初是以允许查看大量内容的软件格式设计的。这就是为什么它非常容易用于管理商务信函的原因。
• 可用于传达任务详细信息和业务对话， 因为您可以附加 .doc 文件和链接、构建您的消息或将副本发送给您的同事。
• 可以安排在特定时间发送， 这是一个非常有用的时间管理功能。例如，如果您经常参加商务会议或处理大量文档，则可以使用它。
• 您可以向群组发送消息，甚至隐藏一些地址 (BCC) 以跟上整个团队的步伐或减少某些人的信息量。 

使用电子邮件的缺点

• 不适合进行对话。 冗长而简短的对话可能会使收件箱变得混乱，或者在日常通信量中丢失。如果您需要快速回答，则下一种交流方式——聊天——更适合此目的。
• 电子邮件 很少是即时的，如果您想要快速更新，这可能会让人不舒服。但是，还有一些其他工具可以帮助您避免这个缺点。

工具：邮鸟

好在 市场上有一个电子邮件客户端可以弥补电子邮件的弱点。Mailbird具有一系列突出的优势，可帮助您提高工作效率：

1. 您可以使用 Mailbird更高效、更方便地管理多个电子邮件帐户。将您所有的电子邮件帐户集成到一个系统中，以加快您的日常工作。此外，Mailbird 有一个快速阅读器，它可以让您更快地阅读您的电子邮件，并从字面上飞过它们！
2. 它具有高度可定制且用户友好的界面，可帮助您专注于重要消息。此外，您可以选择您喜欢的布局，将客户端转变为您的个人中心。
3. 它具有节省时间的功能 ，例如快速阅读器、贪睡、附件搜索和键盘快捷键，可帮助您处理数字程序并节省项目时间！ 
4. 它有很多集成。Asana、WhatsApp、Facebook Messages、Veeting Rooms——都可以在 Mailbird 中使用！ 

如您所见，电子邮件客户端现在拥有比多年前更多有用的专业功能。在线通信的优势和劣势因电子邮件客户端而异，但 Mailbird 不断更新产品，使其成为该领域的佼佼者。 

聊天：优点、缺点和最佳工具

聊天是两个人（一对一）或一群人之间通过在线发送短消息进行的交流。这是一种简单而快速的通信方式。

使用聊天的优点

• 它是 即时的， 这是聊天最有价值的功能。实时交流和获得响应很舒服。 
• 轻松进行对话。 聊天媒体允许您使用非正式的语言和简短的句子快速传递信息。
• 您可以使用表情符号来传达情感， 这使得对话对于发送者和接收者来说都是一种愉快而丰富多彩的体验。

使用聊天的缺点

• 人们不会一直在线，它会影响在线交流的有效性。下线不是媒体的劣势，而是用户的选择。
• 长消息不方便。 当您需要在聊天中发送长消息时，它可能无法正常工作，因为那里没有太多格式化机会。
• 它有时被认为是即时的，但人们还有其他事情要做，所以他们可能会在几个小时内阅读信息并做出回应。坚持认为其他人也有自己的生活，有时在各种情况下优先考虑他们。
• 并非所有人都知道短信缩写。4、U、ILU 以及更多的缩写和首字母缩略词对于不经常使用聊天的人来说可能是个谜。这就是为什么有些用户不喜欢这种媒体的原因——他们不明白其他人所说的话。

工具：环聊、WhatsApp、Skype、Slack

有很多在线聊天可以进行有效的交流，有时很难选择合适的。Skype、WhatsApp和Hangouts主要用于共享文件和编写消息，而Slack既有聊天功能，也有用于项目管理的白板环境。 

Hangouts 和 Skype 也支持视频通话，而 WhatsApp 与 Mailbird 集成，这使得这款应用和电子邮件客户端成为有效和用户友好协作的完美组合。

音频/视频通话：优点、缺点和最佳工具

互联网上的音频通话是一种方便的交流方式。它也是一种廉价的实时交互方法，可以帮助您在交互中添加个人风格。视频通话可让您实时看到和听到人们的声音。无论您是在与同事还是家人交谈，视频都可以为任何对话增添更多个人色彩。

使用音频/视频通话的优点

• 您可以看到其他人，这让通话感觉更像是面对面交谈。很高兴看到你的家人、朋友和老板一边说话，对吧？
• 大多数工具都是免费 且易于设置的。即使是在技术上苦苦挣扎的用户也可以自由安装和使用它们。
• 您可以进行群聊，这是一种在讨论工作时与同事或您所爱但很久没有见面的人的舒适方式。
• 实时交谈时，您可以更好地传达您的想法，以传达谈话中想到的想法。

使用音频/视频通话的缺点

• 如果任何一个人的 Internet 连接不佳，您将无法获得良好的图像分辨率或音频质量。这可能会使通话令人沮丧和不舒服。 
• 您可能需要额外的硬件 来进行音频和视频通话，例如耳机和麦克风。   

工具：Skype、Zoom、Veeting Rooms、Cloudtalk

用于音频和视频通话的工具太多了，以至于它们的一些名字变成了动词。例如， Zoom是一款主要用于视频通话的应用程序。在 COVID-19 爆发后，它已成为协作团队使用的第一款应用程序，所以现在人们说他们需要“缩放”，每个人都知道是时候进行视频通话了！

Skype 是另一种用于音频和视频通话的软件，它已经上市超过 17 年，并且仍然因其免费选项而受到重视。另一种流行的视频通话软件Veeting Rooms为各种规模的团队提供在线会议室。在远程工作时，这是一种舒适且廉价的交流方式。 

Cloudtalk 是另一种基于云的 虚拟呼叫中心软件 ，可通过音频呼叫连接团队成员、销售人员和客户。该解决方案主要用于初创公司、扩大规模、电子商务和远程团队的呼叫管理。

社交媒体：优点、缺点和最佳工具

社交媒体是指基于 Web-2.0 的交互式应用程序，其主要目的是通过分享想法、视觉效果、文本等来创建社区。今天，社交媒体是私人和职业生活中最便捷的交流方式之一。让我们来看看使用它进行通信的利弊。

使用社交媒体的优点

• 如果您想一次与多人交流， 请尝试社交媒体！在那里，您可以分享您的愿景和想法，并获得广泛的宣传。
• 您可以在社交媒体上分享图像和视频。此功能是许多现代社交媒体平台的支柱，这些平台不仅用于私人交流，还用于公司及其用户的交流。
• 社交媒体可以帮助您在不离开房间的情况下获得更大的社交体验。使用此工具，您可以找到志同道合的朋友或人来分享您的观点和想法。

使用社交媒体的缺点

• 经验仅限于其他人正在使用的平台。 并非每个人都使用与您相同的社交媒体，因此如果您想与使用其他平台的人共享内容，您必须复制它并使用您的接收者使用的媒体。
• 敏感内容可能会被你不想要的人看到，但现在大多数社交媒体的政策比以前更严格，所以很快这个缺点就会消失。
• 您发布的内容可能会被其他人复制，或者社交媒体上的每个人都可能侵犯作者的版权。为了保护它，您需要在您制作和发布的内容上添加水印。

工具：Facebook、Facebook Messenger for Business、Twitter、Instagram

在过去的十年中，社交媒体作为一种协作和交流的手段被广泛使用。Facebook 及其 Facebook Messenger 以及 Twitter 已将社交媒体转变为分享想法和聊天的首要空间。Instagram 添加了即时消息和发送语音消息的功能，这非常方便，因为 Instagram 现在是全球最受欢迎的网络。 

有效在线交流的 4 个要素

要为您想与之交谈的人提供体面的交流体验，仅仅正确使用上述工具是不够的。由于人们看不到您，有些人甚至没有见过您，因此使用某些沟通技巧来使对话有效是很有用的。

我们准备了一些规则和技巧供您遵循，这将帮助您建立有效的沟通并避免在线互动时出现粗鲁的错误。

#1。遵循数字礼仪

• 无论是在网上还是当面见面时，采用与公共空间相同的标准是一项至关重要的规则。礼貌和友好一如既往地重要。 
• 对于专业人士来说，避免虐待或骚扰 是必须的。重要的是每个人都感到安全和受欢迎。
• 在进行在线聊天或通话之前，请了解您的同伴来自哪个国家/地区。承认文化差异非常有用，以免意外冒犯或伤害感情。
• 包容、豁达也是网络交流的一个值得称道的特点。接受和公正是具有良好软技能的专业人士的标志。
• 尊重每个人的隐私， 不要在节假日、周末或深夜打电话或发信息。如果必须，不要指望立即回复。  
• 在线聊天时避免煽动性和空谈。这是分散注意力和浪费时间。

如您所见，适用于离线交互的相同规则可以轻松地实施到在线格式中。通过更多的练习和策略，你会很擅长。

#2。使用清晰简洁的语言

• 对于有效的沟通，提高语法、句子结构和整体写作技巧 非常重要。想象一下，您阅读了一条包含大量错误的消息。你会怎么想？不尊重的态度，对吧？
• 在适当的时候使用正确的语气（正式/非正式） 。在非正式的聊天氛围中与同事交谈与在会议期间或在商务信函中与他们交谈是有区别的。
• 构造长消息 以便更好地理解。以易于阅读的方式编写信息对发件人至关重要。
• 避免与不懂行话的人交流。 例如，当您想雇用开发人员并且没有技术背景时，您将很难相互理解，因为您不会说相同的业务语言。反之亦然，当您与以前在公司利基市场没有经验的新员工交谈时，您应该注意您的语言并检查您是否发送了明确的信息。

您在交流时使用的语言比您的地位更重要，因此，如果您想尊重与您交谈的人，请改进它以实现高效和高效的对话。

#3。传达正确的语气

• 要以积极的态度开始交流，请 使用幽默并设置积极的情绪。当您第一次与某人互动时，这一点尤其重要，这可能是一种压力体验。以平静和热情的语气帮助您的收件人克服他们的焦虑。 
• 避免与不太了解你的人讽刺，尤其是在文字交流中。 听到或读到以笑话形式包装的令人不快甚至令人反感的东西是令人反感的。收回这种语气，和你聊天的人会很乐意和你合作。

谈话的语气与你使用的语言和词语一样重要。仔细选择它以从您的在线合作中获得更好的结果。

#4。提供彻底的回应

• 通过用几句话代替点头和哼唱来感谢人们。这是一种更加尊重和专业的方式，在没有任何冒犯的情况下快速回复。
• 直接回答 W 问题。诸如“什么”、“在哪里”和“为什么”之类的询问应该直截了当、清楚地回答。回应他们可以帮助人们理解你所谈论的主题的基础知识。
• 向等待它的每个人 提供详细的反馈。有时，说某事不合适是不够的。例如，如果您正在招聘开发人员并且有专门的专家检查了测试任务，请他们告诉您为什么任务成功或不成功，这样您就可以将其传达给潜在的员工，特别是如果有是负面结果或使用测试管理软件来审查他们的结果。如果您正在寻找有关招聘软件开发人员的沟通和其他方面的更多信息，您可以在YouTeam 的文章中找到它。

向倾听您的人提供详细的回应和反馈是赢得与您合作的人信任的专业方式。建立产品或团队时，信任就是一切。

包起来

聊天、电话、社交媒体和电子邮件客户端是帮助您以最少的干扰和不便进行有效在线交流的工具。同时，您不应该忘记礼貌和专业沟通的必要性：数字礼仪、反馈的重要性、正确的语气和清晰的语言。

虽然离线交流有其技巧要学习，但在线交流不再那么明显了。为了使其精通并提高交互的生产力，请使用文章中提到的工具和规则。例如，当业务或私人通信需要更长的消息时使用电子邮件，并使用电子邮件客户端（如Mailbird）更有效地管理您的在线通信。

关于作者：

Galina Divakova 是 YouTeam 的营销主管，YouTeam 是一个由 Y Combinator 支持的招聘远程软件开发人员的市场。Galina 已经管理远程和/或分布式团队三年了，她在建立顺畅的远程通信流程方面经验丰富。